Dlaczego warto przenieść księgowość do biura rachunkowego?

Księgowość jest jednym z najważniejszych aspektów prowadzenia biznesu. Niezależnie od tego, czy prowadzisz małą firmę, czy dużą korporację, musisz mieć dobrze zorganizowane finanse. Przeniesienie księgowości do biura rachunkowego może być jednym z najlepszych wyborów, jakich możesz dokonać. Biuro rachunkowe to firma, która zajmuje się świadczeniem usług księgowych i finansowych, dlatego świadczy szeroki zakres usług, w tym: prowadzenie ksiąg rachunkowych, sporządzanie deklaracji podatkowych, doradztwo finansowe, audyt finansowy, doradztwo podatkowe, doradztwo inwestycyjne, doradztwo prawne i wiele innych. Biura rachunkowe są ważnym elementem systemu finansowego w każdym kraju. Służą do zapewnienia firmom, instytucjom, przedsiębiorstwom i osobom fizycznym bezpieczeństwa podatkowego i finansowego. Biura rachunkowe pomagają w zarządzaniu finansami, w tym w tworzeniu budżetów, planowaniu inwestycji i zarządzaniu ryzykiem.

Zalety korzystania z usług biura rachunkowego

Prowadzenie własnej firmy to wyzwanie wymagające sporego wysiłku, zaangażowania, wiedzy i doświadczenia na różnych płaszczyznach. Nie wystarczy jedynie pomysł i znajomość przewodniego tematu działalności, należy również posiadać odpowiednią wiedzę z zakresu rekrutacji, obsługi kadrowej, płacowej, finansowej czy marketingowej. Firmę tworzą ludzie, a im więcej pracowników, tym więcej wyzwań i większe zapotrzebowanie na stworzenie stanowisk, które ułatwią funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Dlatego już na etapie planowania własnej działalności warto rozważyć, które działy zostaną stworzone wewnątrz firmy, a które czynności można zlecić firmom zewnętrznym. Pieniądze są istotnym elementem każdej działalności, dlatego kwestie związane z finansami, warto zlecić do biura rachunkowego. Dlaczego? Oto kilka zalet korzystania z usług tego podmiotu gospodarczego.

Wykwalifikowana kadra i szeroki zakres usług

Profesjonalne biuro rachunkowe, to przede wszystkim obsługa kwestii księgowo – kadrowych. Oznacza to, że w ramach outsourcingu księgowego otrzymamy pomoc od specjalistów posiadających wiedzę z zakresu kadr, księgowości, rachunkowości i pomoc prawną. Pracownicy biur rachunkowych posiadają odpowiednie certyfikaty, szkolenia, nieustannie podnoszą swoje kwalifikacje, a dodatkowo w ramach świadczonych usług na bieżąco śledzą obowiązujące w kraju regulacje, zmiany, nowelizacje czy akty prawne.

Jest to aspekt, który powinien mocno zaważyć na podjęciu decyzji zlecenia usług księgowych na zewnątrz firmy z kilku powodów. Zatrudniona w firmie kadrowa lub księgowa zazwyczaj nie znajdzie czasu w pracy na podnoszenie swoich kwalifikacji, musi robić to po zakończonym dniu pracy. To z kolei przekłada się na zaniedbania wiedzy, chyba, że pracodawca pokrywa koszty doszkalania się we własnym zakresie, to jednak generuje dodatkowy koszt dla firmy. Jeżeli za pracę wykonaną po godzinach (a rozwój osobisty, bieżące monitorowanie zmian kadrowo – płacowych, podatkowych czy prawnych jest również pracą, dzięki której firma działa zgodnie z obowiązującymi przepisami) pracodawca nie płaci, to pracownik traci motywację. To z kolei przekłada się na jego efektywność, jakość wykonywanej pracy i braki w znajomości obowiązujących przepisów. Brak odpowiedniej wiedzy u pracownika, może doprowadzić do popełnienia błędów, które w perspektywie czasu mogą kosztować przedsiębiorstwo więcej niż outsourcing usług.

Ponadto, jeżeli zależy nam na otrzymaniu odpowiedniego wsparcia z zakresu usług księgowo – kadrowych, to musimy zatrudnić zazwyczaj kilku specjalistów. Rzadko zdarza się, aby w firmie kadrowa pełniła też rolę finansistki lub odwrotnie i jednocześnie znała przepisy prawa pełniąc w firmie funkcję radcy prawnego. To jest kolejny koszt dla przedsiębiorstwa – zatrudnienie grona wyspecjalizowanych osób i czas na zarządzanie zasobami ludzkimi. Biuro rachunkowe posiadając wykwalifikowaną kadrę może pomóc między innymi w kwestiach:

• Prowadzenia ksiąg podatkowych, ewidencji VAT, rozliczeń rocznych
• Prowadzenia ksiąg przychodów i rozchodów,
• Reprezentacji w urzędach i składania dokumentów urzędowych
• Wypełniania dokumentów urzędowych i nie tylko
• Sporządzania listy płac
• Przygotowywania dokumentów związanych z zatrudnieniem lub rozwiązaniem umowy o pracę
• Przygotowywania zestawień RMUA i rozliczeń rocznych PIT

Biuro rachunkowe minimalizuje ryzyko błędów, które mogą pojawić się w przedsiębiorstwie. Daje też gwarancję dobrze wykonanej usługi przez nieustanne obcowanie w branży, zdobyte doświadczenie i obsługę szerokiego grona klientów, którzy spotykają się z różnymi  problemami i wyzwaniami na etapie prowadzenia firmy.

Wsparcie przy zakładaniu działalności gospodarczej

Biuro rachunkowe to instytucja, która służy wsparciem również podczas zakładania firmy, a nie tylko jej funkcjonowania. To duże ułatwienie dla każdego przedsiębiorcy, szczególnie jeżeli firmę zakłada po raz pierwszy. Droga od pomysłu do pierwszej sprzedaży, zatrudnienia pierwszego pracownika, zrealizowania pierwszej kampanii reklamowej czy wykonania pierwszej usługi na rzecz klienta jest długa, wymaga odpowiedniej wiedzy, znajomości przepisów, czasu i cierpliwości. Im mniej wiemy na temat kwestii urzędowych i technicznych związanych z prowadzeniem firmy, np. od jakiego urzędu zacząć, jaki rodzaj działalności założyć, co będzie bardziej opłacalne, z jakiego dofinansowania skorzystać, tym trudniej będzie nam ruszyć z firmą. Biuro rachunkowe pomoże:

• Ustalić źródło finansowania działalności, jeżeli zachodzi taka potrzeba, a oszczędności nie pozwalają wystartować z zamierzonym pomysłem
• Złożyć dokumenty o dotację na firmę
• Pomóc w ułożeniu biznesplanu
• Zarejestrować działalność gospodarczą pomagając jednocześnie wypełnić i złożyć dokumenty w urzędach
• Uzyskać ubezpieczenie od ZUS
• Wybrać najbardziej korzystaną formę opodatkowania
• Gromadzić dokumenty księgowe

Profesjonalne biuro rachunkowe pomoże również w kwestiach związanych ze zmianą profilu prowadzenia działalności czy przedsiębiorstwa lub w razie konieczności, pomoże firmę zawiesić lub zamknąć.

Korzystanie z profesjonalnych narzędzi księgowych

Profesjonalne i nowoczesne biuro rachunkowe dostarcza do firmy rozwiązania systemowe, które ułatwiają współpracę na ścieżce przedsiębiorstwo – biuro rachunkowe. Odpowiedni system raportowania, obieg dokumentów, gromadzenie i przechowywanie danych o firmie i jej pracownikach, to podstawa sprawnej współpracy, odpowiedniej komunikacji i bezpieczeństwo przechowywania danych. Odpowiedni system CRM czy ERP pozwala zarządzać danymi na wielu płaszczyznach, w wielu działach, sprawia, że każdy pracownik, który ma do wykonania zadanie związane z konkretnym zagadnienie wie na jakim etapie zatrzymała się sprawa. Rozwiązania technologiczne pozwalają również ograniczyć obieg papierowej dokumentacji w firmie, a automatyzacja procesów za pomocą narzędzi elektronicznych wprowadza dużą oszczędność czasu. Warto też dodać, że dobrze dobrany CRM będzie kompatybilny z systemami księgowymi, na których działa firma, a w razie braku wdrożenia takich rozwiązań, często wystarczy prosty program do raportowania jak Excel, aby przekazać wszystkie niezbędne dane do biura rachunkowego. Dzięki temu zmniejsza się też ilość wysłanych maili, a wszystkie kwestie księgowe czy kadrowe zamykają się w obrębie jednego oprogramowania. Dzięki takim systemom możliwe jest:

• Zakładanie elektronicznych teczek pracowników, zamiast przechowywanie dokumentów w segregatorach
• Stworzenie archiwum online
• Wprowadzanie przelewów prosto do bankowości elektronicznej banku
• Skanowanie faktur prosto do systemu i automatyczne sczytywanie danych
• Drukowanie dokumentów z podpisem elektronicznym i wysyłka pod wskazany adres mailowy lub przekazanie bezpośrednio do innego systemu czy instytucji
• Przekazywanie miesięcznych rozliczeń, raportów
• Wystawianie faktur
• Wyszukiwarka dokumentów i danych zarówno spraw bieżących i jak archiwalnych, dzięki czemu możemy mieć pewność, że żadne dokumenty nie zginął w archiwum i nie uda się ich znaleźć

Oszczędność czasu i środków firmowych

Outsourcing usług do biura rachunkowego to duża oszczędność czasu i pieniędzy. Jeżeli prowadzisz małą lub średnią firmę, a nawet działalność jednoosobową i nie zatrudniasz księgowego czy kadrowego, to na Twoich barkach ciąży odpowiedzialność za sytuację finansową firmy oraz za procesy związane z zatrudnieniem pracowników. Wypełnianie dokumentów, składanie deklaracji, gromadzenie faktur i rachunków, wizyty w urzędach takich jak ZUS, US lub innych. Dodatkowo musisz na bieżąco śledzić co dzieje się na rynku pracy, aktualizować wiedzę kadrową, znać przepisy prawa podatkowego i wiele innych regulacji, aby Twoja firma działa bezpiecznie i bez ponoszenia konsekwencji. Biuro rachunkowe nie tylko odciąży Cię we wszelkich sprawach do jakich otrzyma umocowanie, ale także w przypadku kontroli Urzędu Skarbowego lub Zakładu Ubezpieczeń Społecznych pomoże przebrnąć przez spotkania z urzędnikami w swojej siedzibie. Czas jaki zaoszczędzisz na outsourcing usług, możesz przeznaczyć na poszerzanie działalności firmy, wprowadzanie innowacji lub wykonywanie zleceń.

Wielu przedsiębiorców obawia się kosztów związanych z obsługą biura rachunkowego. Wolą mieć księgową „na miejscu” w przeświadczeniu, że po pierwsze będzie to tańsza opcja, a po drugie, że przepływ informacji będzie płynniejszy i wszystko zostanie w firmie. Warto tutaj uwzględnić, że pracownikowi należy się comiesięczna wypłata, do tego dochodzą koszty sprzętu, oprogramowania, szkoleń czy branżowych konferencji. Ciężko też na rynku znaleźć osobę, która będzie posiadła odpowiednie kwalifikacje z branży księgowej i kadrowej jednocześnie, a jeżeli nawet, to wykonując pracę na pełny etat w zakresie dwóch stanowisk jej wynagrodzenie powinno być stosunkowo wyższe. Warto też rozważyć kwestie ewentualnych błędów popełnianych przez pracownika, które mogą skutkować nałożeniem na przedsiębiorcę kary pieniężnej. Jeżeli błąd popełnia pracownik firmy, to odzyskanie środków finansowych może być utrudnione. W przypadku kiedy do pomyłki dochodzi w biurze rachunkowym, przedsiębiorca ma możliwość ubiegać się o zwrot % poniesionych kosztów wynikających z niedopatrzenia i błędu instytucji zewnętrznej.

Jeżeli prowadzimy małą firmę i zatrudniamy tylko jednego księgowego, to musimy liczyć się z sytuacją, w której nie będzie go w momencie gdy będzie potrzebny. Wystarczy wypadek, zwolnienie lekarskie, choroba i tracimy stabilność księgową, monitoring operacji wykonywanych w firmie, możliwość rozliczenia z urzędami na czas. Nawet jeżeli uda nam się w szybkim czasie zatrudnić nowego pracownika, to pozostaje chaos informacyjny, brak osoby, która mogłaby przekazać rzetelnie wiedzę z zakresu funkcjonowania przedsiębiorstwa, zasad obowiązujących wewnątrz firmy czy wprowadzić nowego pracownika w systemy informatyczne, na których bazuje księgowość. Biuro rachunkowe daje nam ten komfort, że nie zatrudnia wyłącznie jednego specjalisty do obsługi danej firmy i zawsze możemy liczyć na jego wsparcie.

Księgowość Wrocław – biuro rachunkowe czy własna księgowa? Czym to się różni?

Pojęcie rachunkowości jest często wymiennie używane z pojęciem księgowości, a nie do końca jest to słuszne podejście. Księgowość to jeden z działów rachunkowości, który zajmuje się gromadzeniem, przechowywaniem i analizowaniem informacji finansowych, które są niezbędne do wykonywania obowiązków podatkowych. Jest to proces, który pozwala firmom na monitorowanie i kontrolowanie ich finansów. Rachunkowość natomiast pozwala firmom na zarządzanie ich zasobami finansowymi i wykorzystywanie ich w najbardziej efektywny sposób, jest podstawą do tworzenia wiarygodnych i dokładnych informacji finansowych, jest niezbędna do podejmowania decyzji biznesowych, a także do wyciągania wniosków na temat przyszłych wydatków i zysków. Na rachunkowość składa się część:

• Księgowa
• Kalkulacyjna
• Sprawozdawcza

O ile głównymi zadaniami księgowej są między innymi: przygotowywanie przelewów bankowych, deklaracji podatkowych i sprawozdań, księgowanie dokumentów, prowadzenie ksiąg, współpraca z urzędami (US, ZUS, GUS) czy sporządzanie sprawozdań finansowych, to zakres biura rachunkowego jest o wiele szerszy. Oczywiście możemy zatrudniać w przedsiębiorstwie młodszego księgowego, głównego księgowego czy dyrektora finansowego i w zależności od stanowiska osoby te powinny posiadać różne umiejętności i wiedzę w zakresie zarządzania finansami, ale to dalej nie do końca kalkuluje się to w przypadku tworzenia kadry wewnątrz firmy.

Biuro rachunkowe poza standardowymi zadaniami jakie ciążą na księgowej zatrudnionej w firmie jest w stanie ustalić wynik finansowy firmy, dokonać inwentaryzacji i wyceny aktywów i pasywów firmy czy sporządzać sprawozdania finansowe, które są dalszą częścią analizy finansowej prowadzonej działalności, planowania budżetu i podejmowania decyzji mających kluczowe znaczenie dla rozwoju przedsiębiorstwa. W kwestii biura rachunkowego jest również doradztwo między innymi finansowe, a więc wszelkie spostrzeżenia na temat funkcjonowania przedsiębiorstwa pod kątem finansów, mogą być nieocenione na dalszym etapie prowadzenia działalności.

Jednym z zadań biura rachunkowego jest również przeprowadzenie audytu finansowego wewnątrz firmy. Audyt jest procesem, który pozwala firmom na monitorowanie i kontrolowanie ich finansów. Pracownicy biura rachunkowego wykonują szczegółowe badania i analizy, aby upewnić się, że informacje finansowe są wiarygodne i dokładne. Audytorzy mogą również wykonywać kontrole zarządcze, aby upewnić się, że firmy działają zgodnie z obowiązującymi przepisami i procedurami. Audyt firmy pozwala nie tylko zweryfikować poprawność prowadzonych działań, ale może wykazać czy firma zmierza w dobrym kierunku, jakie decyzje w przeszłości mogły mieć negatywny wpływ na jej funkcjonowanie i co poprawić, aby firma funkcjonowała sprawniej. Audyt finansowy ma głównie na celu znalezienie ewentualnych błędów i wdrożenie planu naprawczego, aby wykazane nieprawidłowości nie pojawiały się w przyszłości.

Trzeba mieć tutaj również na uwadze, że poza tym, że biuro rachunkowe kompleksowo zatroszczy się o nasze finanse, to zadba również o kwestie kadrowe związane z zatrudnieniem pracowników. Wewnątrz firmy wszystkie kwestie kadrowe wiążą się z zatrudnieniem dodatkowego pracownika lub ze stworzeniem odrębnego działu. Zlecenie kwestii związanych z zatrudnieniem pracowników do biura rachunkowego, to kolejne odciążenie dla biznesu.

Jak znaleźć kompetentne i rzetelne biuro rachunkowe?

Kiedy prowadzisz własną firmę, znalezienie kompetentnego biura rachunkowego może być trudnym zadaniem. Dobre biuro rachunkowe może pomóc Ci w zarządzaniu finansami Twojej firmy, dlatego ważne jest, aby wybrać odpowiedni podmiot, który poprowadzi Twoją firmę pod kątem finansowym, kadrowym i prawnym. Poszukiwania warto rozpocząć od doświadczeń znajomych i współpracowników. Im większe grono zaufanych osób z konstruktywną opinią, tym większa szansa na znalezienie rzetelnego partnera do współpracy lub wpisania na „czarną listę” biura, z którym nie chcielibyśmy nawiązywać relacji biznesowych. Warto też zaczerpnąć wiedzy u kolegów z branży, którzy prowadząc własne firmy zdecydowali się na outsourcing usług. Innym rozwiązaniem są opinie dodane w Internecie czy na portalach społecznościowych, jednak należy patrzeć na nie z przymrużeniem oka, gdyż nie zawsze muszą być obiektywne, a co gorsza prawdziwe.

Dobrym rozwiązaniem jest umówienie rozmowy bądź spotkania z przedstawicielem biura rachunkowego, przedstawienie swoich oczekiwań i potrzeb, i konfrontacja z usługami jakie dane biuro rachunkowe świadczy. Im bardziej nowoczesne, nastawione na klienta i indywidualne potrzeby i rozwiązania, tym lepiej dla firmy nawiązującej współpracę. Przed podpisaniem umowy, warto zweryfikować kwalifikacje pracowników biura rachunkowego, poprosić o przedstawienie certyfikatów, udokumentowanie doświadczenia, czy też o dokumenty potwierdzające legalne działanie podmiotu.